Diferencia clave: secretaria vs recepcionista
Secretario y Recepcionista son dos puestos importantes en cualquier organización entre los cuales se pueden enfatizar algunas diferencias. Estos dos puestos tienen diferentes roles, funciones y deberes que realizar, contrariamente a la idea errónea popular de que son uno y el mismo trabajo. Mientras que una secretaria es más un asistente personal o un asistente administrativo, una recepcionista es la primera persona que uno encuentra cuando ingresa a una organización. Veamos la diferencia entre las funciones de secretaria y recepcionista.
¿Quién es secretario?
Según el Oxford English Dictionary, un secretario es un funcionario administrativo de una organización que se emplea para mecanografiar cartas, llevar registros, etc. Las funciones de un secretario varían según el tamaño de la organización. Mientras que en una empresa pequeña puede tener que realizar la doble función de recepcionista además de secretaria, en las grandes organizaciones es la persona que organiza el horario de su jefe, recibe y responde todos los correos, encarga suministros, programa citas con su jefe, escribe cartas importantes, etc.
Una secretaria debe tener un diploma de escuela secundaria o equivalente y debe tener habilidades de mecanografía rápida. Muchas empresas prefieren contratar personas que tengan un certificado adicional de habilidades a nivel de secretaria. Pasemos ahora a la comprensión de los roles de una recepcionista para tener una idea clara de la diferencia entre los dos.
¿Quién es recepcionista?
Normalmente se requiere que una recepcionista salude a las personas en la recepción y las dirija a los diferentes departamentos según sus necesidades. También es la persona que tiene que atender las llamadas entrantes y atender las consultas y también escuchar las quejas. Las personas que deseen conocer a una persona importante en la organización deben conocer a esta persona para obtener la fecha y hora de la reunión.
Cuando realiza una llamada a cualquier empresa, la voz que oye normalmente es la de la recepcionista. Una recepcionista debe atender a todos los visitantes y debe tener una personalidad agradable, una actitud de ayuda y una voz dulce para impresionarlos. Debe tener etiqueta telefónica para atender todas las consultas comerciales con la máxima eficacia y convertir las consultas casuales en clientes reales.
Está claro entonces que existen grandes diferencias en los roles, responsabilidades y funciones de una secretaria y una recepcionista.
¿Cuál es la diferencia entre secretaria y recepcionista?
Definiciones de secretaria y recepcionista:
Secretario: funcionario administrativo de una organización que se emplea para mecanografiar cartas, llevar registros, etc.
Recepcionista: Persona que recibe y trata a los visitantes de una oficina.
Características de secretaria y recepcionista:
Deberes:
Secretaria: Una secretaria organiza el horario de su jefe, recibe y responde a todos los correos, pide suministros, programa citas con su jefe, mecanografía cartas importantes, etc.
Recepcionista: Una recepcionista saluda a las personas en la recepción y las dirige a diferentes departamentos según sus necesidades. También tiene que atender las llamadas entrantes y atender las consultas y también escuchar las quejas.
Requisitos:
Secretario: Es necesario un certificado de habilidades de secretaría.
Recepcionista: No se requiere una habilidad específica; sin embargo, el individuo debe tener una personalidad agradable, una actitud de ayuda y una voz dulce. También debería ser eficiente en su trabajo.
Imagen de cortesía:
1. 32B Secretario Tesorero [dominio público], a través de Wikimedia Commons
2. “Receptionists” por Evan Bench de parís, francia - Recepción. [CC BY 2.0] a través de Wikimedia Commons
